7. CE - Lectura y procesamiento de archivos XML de Nóminas – Proscai

Manejar el tema de los XML de nómina requiere previamente de una configuración sencilla y rápida. Se trabaja de manera semejante a los XML de proveedores y acreedores.

Te recordamos que siempre utilices una copia de los XML oficiales, y que eres el responsable del resguardo de los archivos originales.

Configuración

Copia de archivos XML de nómina

Una copia de los archivos XML de nómina deberá ser guardada en la carpeta específica (ya creada) para este fin, y que en este ejemplo se llama CFDIPRVS, y se localizará dentro de la carpeta de Proscai. Recuerda que en esta carpeta se encuentran registradas las carpetas Errores y YA.

1. Dentro de la carpeta CFDIPRVS agrega una copia de los archivos de nómina de los empleados.

Recuerda que Proscai enviará a la carpeta correspondiente, en este caso YA o Errores, los archivos una vez que los haya leído, validado y procesado.

Proveedores

Será necesario registrar un proveedor especial para que sea a quien se le cargue la cuenta por pagar de la nómina y puedan ser vinculados los recibos de nómina con esos documentos generados.

1. En el módulo de Proveedores registra al proveedor NPP llamado NOMINA POR PAGAR , márcalo como Acreedor y con cuenta contable correspondiente a acreedores diversos o deudores, (consulta con tu contador).

2. También es necesario que se encuentren registrados los acreedores diversos, incluyendo a tus empleados, para que puedan generarse las cuentas por pagar y las pólizas correspondientes, con su respectiva cuenta contable. Para este ejemplo quedó de la siguiente manera:

Código		Nombre		Cuenta
IMSS INFO VPP ISR E218 E220 E231		IMSS INFONAVIT VALES DE DESPENSA ISR Esther Vera Rosales Miranda Malo Martínez Jorge Curle Monroy		6101008 6101012 6101031 6101015 2103002001 2103002002 2103002003

Catálogo de conceptos de nómina

Es necesario que el contador te facilite el catálogo de conceptos de nómina que maneja (percepciones y deducciones) para ingresarlo a Proscai y relacionarlo con su cuenta contable correspondiente. Por ejemplo:

1. Del menú Datos generales elige Catálogos 2 (1) y selecciona Conceptos nómina (2).

2. Registra el catálogo de conceptos con la clave indicada y agrega la cuenta contable de afectación. En el caso de las Deducciones registra el código del acreedor que presta el servicio * (deberá estar registrado en proveedores) de dónde se deduce, y en la columna Documento podrás agregar algún dato para referencia.

*En el caso de los conceptos que quieras llevar un acumulativo de los movimientos por empleado, registra el signo =

3. Solo en la percepción de Vales de despensa, sí registra al proveedor.

4. Registra también el concepto NPP NOMINA POR PAGAR y la cuenta correspondiente.

Si el XML incluyera un concepto que no se haya registrado en este catálogo, al momento de generar la póliza el sistema usará la cuenta Puente (registrada en Datos generales), y además registrará el concepto en el catálogo, posteriormente y de forma manual deberás asignarle la cuenta correspondiente al concepto.

Registro de empleados

Será necesario registrar en Proscai a todos y cada uno de sus empleados, como Usuarios.

1. Del menú Datos generales selecciona Catálogos y elige la opción Usuarios.

2. Registra a cada empleado. En la sección Nómina captura sin guiones ni espacios el RFC (1) de cada uno para que puedan ser vinculados con el XML. Si manejas Centros de costos debes definirlo en el campo CC (2). El manejo de centros de costo ayudará a determinar la rentabilidad por centro de negocios, departamentos o tiendas.

Aquellos usuarios que no tienen acceso a Proscai, se recomienda asignarles un mismo grupo que no se utilice.

Revisa en el tema Alta masiva de empleados a partir de un archivo .txt si deseas registrar masivamente a tus empleados.

Lectura de XML de nómina

1. En el módulo Contabilidad, abre la ventana del Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) para leer y validar los archivos de nómina.

2. Haz clic en el botón Carga documentos.

En automático carga todos los archivos que encuentre en la carpeta CFDIPRVS y serán trasladados a la carpeta YA, o ERRORES si fuera el caso.

En esta ventana podrás tener 3 tipos diferentes de archivos:

Los documentos que ya han sido leídos y vinculados, mostrarán información en la columna Documento. Para este ejemplo están pendientes varios archivos.

3. Ahora ve al módulo Recepciones y selecciona del menú Recepciones la opción Visualiza NÓMINA.

Del lado izquierdo enlista todos los archivos XML de nómina cargados.

4. Haz clic en el botón Carga XML'S para que Proscai cargue y desglose la información de todos los XML leídos.

Del lado derecho de la ventana muestra el detalle de los documentos; observa que también se agregó la línea NPP para cuadrar la información por XML.

Del lado izquierdo se indican la fecha, RFC y nombre del empleado, así como los conceptos de las deducciones y percepciones con importes por empleado, indica el centro de costo al que pertenece y la cuenta a la que aplica.

5. Haz clic en el botón Genera Póliza para que se genere la póliza correspondiente. En estos momentos la ventana queda vacía.

6. Revisa las pólizas generadas.

El sistema generará una póliza identificando los conceptos por empleado y por centro de costos. La fecha que registra corresponde a la de la emisión del archivo XML y con base a ello, agrupa la información.

Observa también que se encuentran detalladas cada una de las percepciones y deducciones por empleado.

Ya se ha generado también la cuenta por cobrar del proveedor NPP Nómina por pagar, y se recomienda utilizar la opción de Programar pagos.

7. Revisa nuevamente la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE).

Aparece el número de documento, el folio que saca del consecutivo de los XML y agregó una referencia interna en la columna Descripción. En el campo Ruta indica que los archivos fueron movidos a la carpeta YA.

8. Revisa alguno de los proveedores para este ejemplo será INFONAVIT, donde aparece el importe abonado del trabajador E231 Jorge Curle Monroy.

9. Puedes consultar también la ventana Movimientos de alguno de los empleados.

En el caso de los empleados podrás consultar los abonos que va acumulando. En este ejemplo, aparecen los abonos a su préstamo personal, los correspondientes al Fondo de Ahorro Patronal/Trabajador y el abono a la compra de celular.

Otro ejemplo es cuando no se encuentra un concepto registrado en el Catálogo de nómina, para este ejemplo se utilizará el XML correspondiente a pago de Reparto de utilidades.

10. Valida el archivo.

En la columna Documento se indica el consecutivo de archivos XML de empleados leídos, observa que en la columna Descripción se indica el consecutivo de pólizas de nómina generados.

11. En la ventana Visualiza XML NÓMINA muestra un error en la cuenta del reparto de utilidades.

El concepto de Reparto de utilidades con la clave P011, son datos que extrae directamente del archivo XML.

Recuerda que el catalogo del ejemplo no incluía ese concepto.

12. Haz clic en el botón Valida conceptos, avisa que dio de alta un concepto y asignó la cuenta puente de forma temporal, pero que es necesario asignar la cuenta correspondiente.

Al revisar el Catálogo de conceptos de nómina, se observa así:

Solo si sales y regresas a la ventana Visualiza XML Nomina y vuelves a Cargar XML´S, observarás que momentáneamente ha asignado la cuenta 9.

Se recomienda asignar la cuenta correspondiente antes de generar la póliza para que se genere correctamente de forma normal.

13. Si no fuera posible, genera la póliza utilizando momentáneamente la cuenta Puente.

14. Registra la cuenta correspondiente en el catálogo de conceptos de nómina.

15. Posteriormente corrige la póliza haciendo clic en el botón Cambio y borra la información del campo Referencia.

La póliza queda entonces con la cuenta correcta.

16. Si tu empresa utiliza la programación de pagos deberás autorizarlo y programarlo desde esa ventana. Se recomienda esta mecánica como una práctica (menú Proveedores, opción Programar pagos), además es posible filtrar por proveedor NPP para facilitar el procedimiento.

17. Realiza el pago de forma tradicional desde el módulo de Bancos.

Registrar empleados a partir de su XML

Si debido al número de empleados en la compañía es poco práctico registrarlos uno por uno, existe un mecanismo con el cual se dan de alta automáticamente al momento de leer los archivos XML de la nómina, incluyendo el RFC para que puedan ser vinculados (proceso ideal para la carga inicial) y posteriormente asignar el centro de costo correspondiente de forma manual.

1. Agrega una copia de los XML de nómina de tus empleados (no registrados como usuarios), a la carpeta CFDIPRVS.

2. Abre la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE). Haz clic en el botón Alta Empleados.

3. Muestra el nombre y RFC del empleado. Haz clic en el botón Alta Empleados.

El sistema registrará el RFC del empleado en el catálogo de usuarios generando un consecutivo con el prefijo USXXXX.

El sistema indica que registró un usuario sin clave en el catálogo de usuarios y le asignó el grupo 39.

4. Haz clic en el botón OK del mensaje.

Y con otro mensaje indica que registres a cada empleado su Centro de costo.

5. Haz clic en el botón OK del mensaje.

Se recomienda asignar el centro de costos correspondiente a los usuarios, antes de generar la póliza para que ésta salga correctamente.

6. Ve al catálogo de usuarios y busca al empleado.

Observa que el código es US0001, registra el nombre, le asigna el grupo 39 y en la sección Nómina ya aparece su RFC, estos datos los obtiene del archivo XML.